L'art de (se) diriger ( le blog de Laurent Pellegrin)

Avant d'organiser une réunion, posez-vous les questions suivantes :

• Quelles sont les informations que je désire obtenir grâce à cette réunion ?
• N'ai-je pas déjà cette information à ma disposition ou ne puis-je l'obtenir plus facilement ?
• Ces informations m'apprendront-elles quelque chose de nouveau ?
• Si oui, ces informations sont-elles susceptibles de modifier ma décision ou celle-ci n'est pas déjà prise ?
• Si non, l'impact de cette décision justifiera-t'elle le coût de la réunion ?

Si vous la maintenez quand même, préparez la bien : objectifs, idées à développer. Faites parvenir l'ordre du jour plusieurs jours à l'avance. Commencez la réunion à l'heure même si tout le monde n'est pas arrivé. Faites cependant en sorte qu'on s'y amuse. Traitez comme les Allemands : d'emblée les sujets les plus importants et finissez par les questions secondaires, (à repousser ou à déléguer). Terminez à l'heure prévue. La règle d'or : Fixez un objectif précis à la réunion et assurez-vous qu'il soit atteint.

Pour chaque décision prise, veillez à ce que soient clairement précisés :

• le nom des personnes chargées de la mise en oeuvre ;
• les moyens dont elles disposeront pour cette mise en oeuvre ;
• le délai d'exécution ;
• les modalités du contrôle de cette exécution et notamment la nature des critères qui permettront d'en apprécier l'efficacité.

Rappelez-vous, "une réunion c'est 40% avant, 20% pendant et 40% après". Autrement dit : "multipliez le temps de préparation des réunions par deux et divisez leur durée par deux".

D'après "L'art de diriger", tome1, de Robert Papin, chez Dunod.